LiveMinutes: Chia sẻ tài liệu và hội họp trực tuyến

18/03/2013 10:01

LiveMinutes giúp bạn tổ chức các phiên làm việc với nhiều thành viên tham dự, trong đó mọi thành viên đều có thể thực hiện chia sẻ, chỉnh sửa tài liệu và thoại audio, video chat cùng nhau.

1. Tạo phiên làm việc mới

Để bắt đầu tạo một phiên làm việc, bạn truy cập địa chỉ http://liveminutes.com/oneclick và nhấn nút Host A Meeting bên tay phải. Mỗi khi bạn tạo ra một phiên làm việc thì một liên kết dành riêng cho nó sẽ được tạo ra, bạn hãy nhấn vào liên kết này và chờ quá trình tải trang hoàn tất.

Kế đến, bạn nhấn liên kết Sign up trong cửa sổ hiện ra và điền các thông tin theo yêu cầu, sau đó nhấn nút Sign up để tạo tài khoản mới.

Để mời người khác tham gia, bạn nhấn nút Invite People và sao chép liên kết mà chương trình cung cấp và gửi nó đến người mà bạn muốn mời (qua email, chat Yahoo!,…), sau đó người dùng chỉ việc nhấn liên kết này để tham gia cuộc họp.

Danh sách những người tham gia vào phiên làm việc sẽ được hiển thị ở khung bên trái, các ứng dụng và công cụ mà chương trình hỗ trợ sẽ được sắp xếp ở khung lớn bên phải.

2. Chia sẻ tài liệu, thuyết trình tài liệu theo nhóm

Với LiveMinutes, bạn có thể chia sẻ hình ảnh, tài liệu và nhiều hơn thế nữa. Các ứng dụng có thể kể đến như: Whiteboard (công cụ này sẽ hiển thị một bảng trắng cho phép bạn ghi bất cứ thứ gì lên đó bằng chuột), nhấn vào biểu tượng Documents sẽ mở ra ứng dụng chia sẻ tài liệu. Từ đây, bạn có thể tải lên các tập tin văn bản từ máy tính hoặc từ thư viện của bạn (lưu ý là muốn sử dụng thư viện thì bạn phải đăng ký tài khoản, các tài liệu sẽ bị mất sau khi phiên làm việc kết thúc nếu bạn không đăng ký).

Chương trình hỗ trợ bạn tải lên các tập tin, định dạng ảnh thông dụng như: jpg, jpeg, gif, png hay các tập tin định dạng: pdf, doc, ppt, xls, txt, rtf.

Để tải tài liệu hay hình ảnh lên từ máy tính, bạn nhấn nút Computer và chọn đến các dữ liệu cần tải, lưu ý rằng những tập tin tải lên này phải có dung lượng nhỏ hơn 10MB và không gian lưu trữ miễn phí trong một phiên làm việc là 100MB. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn nút Library và chọn biểu tượng bánh xe răng cưa và Upload. Các tập tin tải lên sẽ được phân chia theo từng thư mục khác nhau dựa vào các định dạng của chúng.

Với mỗi ứng dụng khác nhau, bạn sẽ được hỗ trợ một số công cụ khác nhau, chẳng hạn như đối với ứng dụng Whiteboard, bạn có thể thêm vào Text, các nét vẽ, các đối tượng hình dạng… Bạn cũng có thể lấy ảnh trực tiếp từ Google Image qua biểu tượng khung hình, sau đó nhập vào từ khóa cần tìm kiếm, và khi có kết quả, bạn chỉ việc dùng chuột để kéo tấm hình cần sử dụng vào giao diện bên trên là được.

Các ứng dụng mà bạn đang mở sẽ hiển thị dọc theo giao diện làm việc, nếu muốn tắt ứng dụng nào, bạn chỉ cần rê chuột lên nó và nhấn biểu tượng chữ X.

Mặc định thì người tạo ra phiên làm việc sẽ có toàn quyền điều khiển tất cả, mọi người tham gia đều có thể nhìn thấy con trỏ chuột và thao tác làm việc của các thành viên khác. Song, nếu muốn tắt chức năng này, bạn chỉ việc rê chuột lên sát bên trên khung làm việc và chuyển nút On > Off ở mục Guest Can Interact là xong. Khi đó các thành viên khác chỉ có quyền xem mà thôi.

Ngoài việc hiển thị các thao tác làm việc chung của nhau, bạn có thể trò chuyện với mọi người tham gia bằng cách chuyển sang thẻ Chat, mặc định thì thẻ Participants sẽ hiển thị danh sách những người tham gia. Thẻ Settings cuối cùng sẽ chứa toàn bộ các tùy chọn của LiveMinutes. Nếu muốn nói chuyện riêng với thành viên nào đó, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng hình ảnh trước tên hiển thị của người đó, và bạn có thể vừa trò chuyện vừa thấy được hình ảnh của nhau thông qua webcam (nếu có).

Nếu không thích, bạn có thể chuyển sang sử dụng Skype để trò chuyện hoặc chat video với các thành viên khác. Tại mục Skype, bạn nhập vào ID của bạn chat và nhấn Start. Phía bên những người tham gia sẽ nhận được một thông báo và họ chỉ cần nhấn vào nút Join the Skype là xong. Tuy nhiên, họ cần phải khởi động ứng dụng Skype trước đã.

Cuối cùng, để đóng lại phiên làm việc bạn nhấn Close This Meeting. Bạn không thể chỉnh sửa gì thêm sau khi phiên làm việc đã đóng lại, do đó bạn cần làm tất cả những gì quan trọng trước khi đóng nó đi.

HOA HOA (TP.HCM)
Ý kiến bạn đọc (0)
Tên   Email

Lên đầu trang