Đóng làm được mở làm được (Phần 5)

19/09/2013 00:00

Tiếp theo chuỗi bài, Đóng làm được – Mở làm được kỳ này phân tích những điểm giống hệt nhau giữa Excel và Calc

Đã nói về điểm tương đồng giữa Word và Writer, Power Point và Impress trong hai bài trước, trong bài này, chúng ta sẽ cùng tìm những điểm giống nhau giữa Excel và Calc để dễ dàng chấp nhận và chuyển sang dùng bộ phần mềm nguồn mở Open Office này.

CÁC LỆNH Ở MỨC ĐỘ CƠ BẢN

Ở mức độ cơ bản, chúng ta sẽ bỏ qua những lệnh đã được trình bày trong Impress và Writer như các nút Open – Mở, Save – Lưu Print – In. Chắc chắn cũng không khác biệt giữa hai phần mềm Excel và Calc trong các thao tác áp các định dạng vào phần văn bản bằng cách nhấn các nút trên thanh công cụ như : Bold - Đậm, Italic – Nghiêng, Underline – Gạch dưới, canh lề trái phải hay đổi màu nền, màu chữ …

Chúng ta sẽ chỉ tìm kiếm sự giống nhau giữa Excel và Calc một cách đặc trưng cho loại phần mềm bảng tính này. Đặc trưng đầu tiên là sự giống nhau về chức năng định dạng ô số. Bạn có thể áp các định dạng số cho các ô bằng các nút chức năng trên thanh công cụ, bao gồm các kiểu: currency - tiền tệ, percentage - phần trăm, add decimal – thêm chữ số thập phân, delete decimal – xóa bớt chữ số thập phân,…

Một điểm đặc trưng khác của phần mềm bảng tính là các đường viền ô. Do bảng tính là tập họp của các ô, nên việc định dạng các đường viền là điều tạo nên sự khác biệt giữa các bảng in kết quả. Để áp các định dạng đường viền này vào ô, bạn đánh dấu chọn các ô rồi bấm vào nút định dạng Border - Viền để chọn kiểu viền mong muốn. Có khác biệt một tí xíu là Excel mô tả cách viền bằng biểu tượng lẫn mô tả, trong khi Calc chỉ dùng các biểu tượng mà thôi.

Dù rằng có vô số hàm toán học, tài chính, ngân hàng cho đến các hàm tính toán khoa học, thế nhưng có lẽ hàm tính tổng là hàm chức năng được dùng nhiều nhất trong bảng tính Excel hay Calc. Chẳng biết có phải vì thế không, mà để tính toán tổng một khối ô, bạn chỉ việc đánh dấu chọn tất cả các ô đó, rồi bấm vào nút AutoSum trong Excel, hay Tổng trong Calc.


Để nhập một công thức vào bảng tính, mặc định, bạn cần bắt đầu bằng một dấu bằng ( = ), theo sau đó là công thức. Nhưng nếu cần thiết. bạn cũng có thể bắt đầu công thức bằng một trong hai toán tử khác là dấu cộng ( + ) hay dấu trừ ( - ). Cả Excel lẫn Calc đều chấp nhận cách sử dụng thay thế này.

Mỗi bảng tính đều có thể có rất nhiều Sheet hay Trang. Mặc định tên của chúng được đánh số liên tục. Cách đánh số này không giúp bạn nhớ được phần nội dung của Sheet – Trang. Muốn đổi tên, bạn bấm phải chuột trên Sheet – Trang đó rồi chọn mục Rename trong Excel, hay Thay tên trang tính trong Calc. Bạn cũng thấy các cặp chức năng tương đồng khác trong menu cảm ngữ cảnh này là Insert – Chèn trang tính, Delete – Xóa trang tính, Move or Copy – Chuyển/ Chép trang tính hay Select All Sheets – Chọn mọi trang tính.

Thao tác thêm hay xóa một hàng hay một cột trong bảng tính rất dễ thực hiện, nên cũng được xem là một thao tác thuộc nhóm lệnh cơ bản. Bạn bấm phải chuột trên tiêu đề của hàng hay cột cần xử lý, sau đó chọn Delete – Xóa cột, hay Insert – Chèn cột là sẽ thấy ngay kết quả hiện lên trên màn hình. Một chọn lựa ngay bên dưới là Clear Contents – Xóa nội dung, sẽ giữ nguyên hàng hay cột đang chọn nhưng lại lau sạch toàn bộ nội dung chứa trong đó. Các cặp chức năng tương đương khác đáng chú ý trong menu này là Format Cells – Định dạng ô, Column Width – Rộng cột. Chức năng Hide - Ẩn, và Unhide – Hiện sẽ làm ẩn hay xuất hiện lại cột hay dòng đã chọn.

CÁC LỆNH Ở MỨC ĐỘ TRUNG BÌNH

Điểm tương đồng đầu tiên ở mức độ trung bình giữa Excel và Calc chính là nút chức năng gửi tập tin bảng tính đang soạn thảo qua con đường thư điện tử. Nút chức năng E-mail trong Excel hay nút Tài liệu dạng Thư điện tử trong Calc sẽ giúp bạn nhận ra và thực hiện điều đó.

Sắp xếp dữ liệu trong bảng sẽ giúp cho việc quan sát, đánh giá dữ liệu nhanh hơn và chính xác hơn. Để sắp xếp nhanh dữ liệu trong một cột, bạn sẽ không cần phải thực hiện quá nhiều thao tác. Trong Excel và Calc, bạn đều dễ dàng tìm thấy nút trong Sort hay Sắp xếp tăng dần/giảm dần trên thanh công cụ. Chọn cột cần sắp xếp, rồi bấm vào nút chức năng trên, dữ liệu sẽ được xử lý theo các bạn chọn ngay lập tức.

Sao khi sao chép các ô vào bộ đệm, khác với các chương trình soạn thảo, nét đặc trưng của các phần mềm bảng tính là bạn có thể dán chúng vào vị trí mới theo nhiều cách khác nhau, như chỉ dán công thức, chỉ dán kết quả tính toán được, chỉ dán định dạng, cộng hay trừ giá trị trong bộ đệm vào các ô có sẵn... Để thực hiện các cách dán dữ liệu đặc biệt này, bạn bấm phải chuột rồi chọn mục Paste Special trong Excel, hay chọn Dán đặc biệt trong Calc.

Nếu là người từng có kinh nghiệm sử dụng các chương trình bảng tính, bạn sẽ dễ dàng nhận thấy nội dung các ô bên trong bảng tính, nhất là phần mô tả sản phẩm, thường lặp lại nội dung các ô bên trên. Thay vì phải gõ đi gõ lại một nội dung giống nhau, hoặc sao chép rồi dán nội dung từ ô trên xuống ô dưới, bạn có thể bấm phải chuột trên ô cần nhập thông tin rồi chọn mục Pick From Drop Down List hay Danh sách lựa chọn trong Excel và Calc.

Trường hợp nội dung các ô bên dưới giống hệt ô bên trên, và nằm liên tục bên dưới hay bên cạnh nhau, Excel và Calc đều cho phép bạn bấm giữ chuột ở góc phải dưới ô nội dung đầu tiên, lúc đó hình dạng con chuột sẽ chuyển sang dạng dấu cộng. Bạn sẽ kéo chuột xuống phía dưới hay sang phải cho đến hết khu vực ô có cùng nội dung, rồi thả nút chuột ra. Nội dung ô đầu tiên, thường là ô công thức, sẽ được chép sang toàn bộ các ô còn lại.

Khi sao chép ô công thức thì địa chỉ ô trong công thức ban đầu, ví dụ như giá trị A4 sẽ đổi thành A5, A6… khi bạn chép xuống các ô dưới, hoặc đổi thành B4,C4...khi bạn chép sang các ô bên phải ô ban đầu. Muốn cố định giá trị tham chiếu đến một ô trong công thức khi sao chép, bạn có thể dùng thêm dấu $. Nếu dấu $ được đặt nằm trước giá trị cột ($A4) thì cột sẽ được cố định, đặt trước giá trị hàng (A$4) thì hàng sẽ được cố định, còn đặt trước cả hàng lẫn cột ($A$4), thì tham chiếu đến ô đó sẽ luôn luôn cố định dù công thức được chép đến bất kỳ ô nào.

CÁC LỆNH Ở MỨC ĐỘ NÂNG CAO

Tính năng Tự động lọc sẽ giúp bạn có thể tự mình lọc ra các dữ liệu cần thiết theo từng cột. Một mũi tên màu đen xuất hiện ở đầu mỗi cột. Bấm vào mũi tên đó, bạn có thể lọc theo từng loại dữ liệu đã xuất hiện trong cột, những giá trị lớn nhất, nhỏ nhất, hay theo một bộ lọc chuẩn nào đó. Để sử dụng, bạn đánh dấu khối khu vực ô cần lọc, rồi bấm vào nút Sort & Filter – Filter trong Excel hay Tự động lọc trong Calc.

Tính toán tổng phụ là một tính năng nâng cao trong bảng tính. Nó đưa ra các tổng phụ cho từng nhóm dữ liệu mà bạn chọn, trước khi đưa ra tổng chung cuối cùng cho toàn bộ dữ liệu. Để dùng tính năng mạnh mẽ và hiệu quả này, bạn đánh dấu khối các ô chứa dữ liệu, rồi chọn menu Data - Subtotal trong Excel hoặc Dữ liệu – Tổng phụ trong chương trình Calc.

Một thuộc tính khác, thuộc mức độ nâng cao này, rất giống nhau giữa Excel và Calc là tính năng định dạng ô. Bấm phải chuột trên một ô rồi chọn mục Format Cell hay Định dạng ô, ta có thể truy cập vào tất cả mọi tính năng định dạng chi tiết cho ô ấy. Tổ hợp phím tắt Ctrl – 1 cũng có tác dụng mở hộp cấu hình định dạng nâng cao cho ô, trong cả hai phần mềm bảng tính này. Các cặp tính năng tương đương khác cũng xuất hiện đồng thời trong hai menu cảm ngữ cảnh này là Insert - Chèn, Delete – Xóa, Clear content – Xóa nội dung, Insert comment – Chèn ghi chú…

Để tránh trường hợp người dùng nhập sai kiểu, hay nội dung không chấp nhận được vào các ô, bạn có thể áp các quy định và vùng dữ liệu hộp lệ khi nhập vào ô đó. Menu cần chọn để thực hiện việc này trong Excel là Data - Data - Validation, còn trong phần mềm nguồn mở Calc thì nó là menu Dữ liệu – Tính hợp lệ.

Cuối cùng, một điểm nữa giống nhau giữa hai phần mềm này là khả năng định dạng ô theo điều kiện. Tùy theo điều kiện nào được thỏa, mà ô của bạn sẽ được định dạng tương ứng. Bạn bấm và các ô cần định dạng theo cách này, và chọn Format - Conditional Formatting hay Định dạng – Định dạng có điều kiện, rồi thực hiện từng bước.

NHÓM MỤC ĐỒNG

Ý kiến bạn đọc (0)
Tên   Email

Lên đầu trang