Đóng làm được mở làm được (Phần 4)

18/09/2013 00:00

Đóng làm được – Mở làm được này nên lên những điểm giống hệt nhau giữa PowerPoint và Impress

Trong phần trước, chúng ta đã xem xét những điểm tương đồng giữa việc dùng Microsoft Word và Open Office Writer. Ngoài bộ soạn thảo văn bản này, thì giữa hai tiện ích trình diễn Microsoft PowerPoint và OpenOffice Impress cũng có rất nhiều điểm giống hệt nhau như thế. Chúng ta hãy cùng xem thử chúng là những điểm nào nhé!

CÁC LỆNH Ở MỨC ĐỘ CƠ BẢN

Về các chức năng cơ bản, thì mở tập tin và lưu tập tin đang soạn thảo là điểm giống nhau đầu tiên của hai phần mềm PowerPoint và Impress này. Bạn chỉ việc bấm vào nút Open – Mở, hay Save – Lưu để thực hiện hai thao tác cơ bản nhưng không thể thiếu này.

Chức năng cơ bản thứ hai cũng thường được dùng trong các bản trình chiếu là vẽ hình và đặt các đối tượng vẽ lên các slide - ảnh chiếu. Để truy cập các chức năng đồ họa này, bạn bấm vào các nút mang biểu tượng tương ứng của thanh công cụ đồ họa mang tên Shape Toolbar – Thanh công cụ Vẽ . Các nút công cụ vẽ được phân thành các nhóm như đường (Line), hình chữ nhật (Rectangles), các hình khối cơ bản (Basic shapes), mũi tên (Arrows), ngôi sao và biểu ngữ (Stars and Banners), biểu tượng lời nói (Callouts).

Ngoài cách sắp xếp và phân bố các vùng màn hình gần giống nhau, thì trong vùng màn hình ở cạnh trái, khi bấm phải chuột, ta có thể tạo thêm một slide - ảnh chiếu mới bằng chức năng New Slide trong PowerPoint hay Ảnh chiếu mới trong Impress. Quan sát kỹ, ta sẽ thấy một số chức năng khác, khi bấm phải chuột tại đây, tương đương giữa hai phần mềm này là Delete Slide – Xóa ảnh chiếuLayout – Bố trí ảnh chiếu. Cũng trong menu ngữ cảnh này, bộ ba chức năng Cut - Copy – PasteCắt – Chép – Dán luôn sẵn sàng giúp bạn sao chép hay cắt dán các slide - ảnh chiếu. Đặc biệt là thao tác kéo thả các slide - ảnh chiếu từ vị trí này sang vị trí khác để sắp xếp lại thứ tự của chúng trong bài thuyết trình, đều được hai phần mềm này hỗ trợ như nhau.

Khi muốn trình chiếu các slide - ảnh chiếu vừa soạn thảo xong để xem thử, bạn có thể dùng cùng một phím F5 trên cả hai chương trình. Menu tương ứng cho phím F5 hữu dụng này là SlideShow – From Beginning hoặc Chiếu ảnh – Chiếu ảnh.

Và điều cuối cùng được nói đến trong việc giống nhau giữa PowerPointImpress là phương cách mà hai phần mềm này thay đổi kích cở một bức ảnh hay một đối tượng đồ họa. Đầu tiên là dời con trỏ chuột đến các điểm ở các góc hay cạnh, bấm giữ nút trái chuột rồi kéo rê theo hai hướng để phóng to, hay thu nhỏ ảnh. Muốn đối tượng ảnh vẫn giữ nguyên tỉ lệ ban đầu dù được phóng to, hay thu nhỏ, thì trong khi kéo rê chuột để thay đổi kích thước, bạn giữ thêm phím Shift.

CÁC LỆNH Ở MỨC ĐỘ TRUNG BÌNH

Tính năng Grid hiển thị một lưới chấm mỏng giúp người thiết kế dễ dàng bố trí các đối tượng đồ họa. Chỉ việc đánh dấu chọn hộp Gridlines trong PowerPoint haynhấn vào nút Hiện lưới trên Impress, thì lưới thiết kế sẽ hiện lên trong slide- ảnh chiếu. Bạn nhấn lần nữa để tắt đi, khi không cần dùng đến nó nữa.

Chế độ xem Outline giúp người soạn thảo bỏ qua các hình ảnh và đối tượng đồ họa, chỉ quan tâm đến phần nội dung văn bản và một số định dạng cơ bản của nó. Để chuyển sang chế độ soạn thảo văn bản thô này, bạn bấm vào nút Outline, hay nút Phác thảo. Muốn quay trở lại chế độ hiển thị chuẩn ban đầu, bạn chỉ việc chọn lại thẻ Slides, hay Chuẩn.

Để toàn bộ các slide - ảnh chiếu luôn đồng bộ về phông chữ, kiểu chữ, màu chữ, ảnh nền, đầu trang, chân trang… người soạn thảo các bản thuyết trình thường bắt đầu bằng việc soạn thảo một trang mẫu gốc. Đây chính là phần nền tảng sẽ xuất hiện khi bạn tạo ra thêm một slide - ảnh chiếu mới, công việc còn lại của bạn là thêm vào các thông tin và hình ảnh của slide - ảnh chiếu mới đó, mà không cần phải tốn thời gian lặp đi lặp lại một số thao tác giống nhau cho tất cả mọi trang trình chiếu của mình. Để xem và hiệu chỉnh trang gốc này, bạn chọn menu View – Slide Master trong PowerPoint hoặc Xem – Chủ - Ảnh chiếu chủ trên Impress.

Dùng đường nối để mô tả mối liên kết giữa các sự kiện hay các đối tượng đồ họa sẽ giúp người xem bản trình diễn dễ dàng nhận ra mối liên quan của chúng. Vì thế, ở cả hai phần mềm này, người dùng cũng sẽ đều dễ dàng chọn và sử dụng công cụ Line – Đường nối bằng cách bấm chọn chúng nằm trong số các công cụ vẽ. Điểm đặc biệt của công cụ liên kết này, là bạn chỉ việc chọn ra đối tượng bắt đầu và đối tượng kết thúc đường, liên kết sẽ gắn chặt với chúng. Về sau, cho dù bạn có di chuyển hai đối tượng vẽ bắt đầu và kết thúc này sang một vị trí bất kỳ trong slide - ảnh chiếu thì liên kết đó sẽ tự động thay đổi hình dạng cho phù hợp và luôn luôn giữ nguyên kết nối đó.

Ngoài việc thiết kế bắt mắt từng slide - ảnh chiếu, thì việc trình chiếu toàn bộ chúng để tạo một bài thuyết trình cũng cực kỳ quan trọng. Rất nhiều các tham số về thời gian, về tốc độ chuyển cảnh, cách hiển thị, cách bắt đầu cũng như cách kết thúc cần được cấu hình cho phù hợp với từng bài thuyết trình. Để thay đổi các thông số cấu hình này, bạn dùng menu Slide Show – Setup Slide show hay Chiếu ảnh – Thiết lập chiếu ảnh và cách cấu hình chúng cũng khá tương đồng trên cả hai phần mềm trình diễn này.

Chèn ngày tháng hiện tại vào tài liệu PowerPoint hay Impress là một trong những cách ghi dấu ấn cho buổi trình chiếu. Thay vì phải ngồi gõ ngày giờ vào slide - ảnh chiếu, bạn có thể dùng menu Insert – Date and Times hay Chèn – Ngày và Giờ trong hay chương trình này để đưa ngày giờ hệ thống vào vị trí mong muốn. Một thông tin quan trọng khác dành cho cả người xem lẫn người thuyết trình là số trang hiện tại của slide - ảnh chiếu. Nó cho người xem hay người thuyết trình biết mình đang ở vị trí nào trong bài nói chuyện, và người thuyết trình sẽ tránh được nhầm lẫn khi phải quay về chính xác một slide - ảnh chiếu đã trình chiếu trước đó. Bạn có thể dùng menu Insert – Slide Number hay Chèn – Số thứ tự trang để thực hiện việc này.

CÁC LỆNH Ở MỨC ĐỘ NÂNG CAO

Ở mức độ nâng cao, giữa hai phần mềm này cũng không thiếu những điểm giống nhau. Đầu tiên là việc chèn thêm các đồ thị với kiểu dáng đa dạng vào màn trình chiếu. Các đồ thị sẽ giúp người xem dễ dàng nhận ra sự thay đổi và chuyển biến của dữ liệu hơn hàng loạt bảng biểu hay vài chục trang văn bản. Menu để thực hiện thao tác này tương tự giữa hai phần mềm là Insert – ChartChèn - Đồ thị.

Và nếu không muốn dùng một cách chuyển cảnh duy nhất cho mọi thành phần và mọi slide - ảnh chiếu, bạn có thể cách di chuyển thay đổi cho từng trang hoặc từng đối tượng. Bấm vào đối tượng rồi chọn menu Animations – Custom Animation trong Power Point hay Chiếu ảnh – Hoạt họa riêng trong Impress, bạn sẽ có thể chọn bất kỳ một kiểu hoạt họa nào mà bạn muốn để gán cho đối tượng đó.

Đừng quên chèn thêm ảnh vào các slide - ảnh chiếu để chúng trông hấp dẫn hơn. Các hình ảnh gốc khi chèn vào có thể không phù hợp lắm với nội dung bài viết, ví dụ như màu sắc của chúng quá đậm hay quá sáng chẳng hạn. Nhưng đừng lo, trong cả hai chương trình, chỉ cần bấm vào tấm ảnh, thanh công cụ hình ảnh sẽ xuất hiện, hỗ trợ bạn chỉnh sửa tấm ảnh mà bạn đang chọn. Các thay đổi thường làm là thay đổi mức độ sáng, độ tương phản, chuyển đổi chế độ hiển thị màu (màu, độ xám, trắng đen, làm mờ…) hay nén ảnh.

Và một bài thuyết trình được thiết kế tốt thì không chỉ có nội dung văn bản hay, hình ảnh bắt mắt cũng như các đồ thị rõ ràng, mà nó còn phải có các âm thanh gây ra sự chú ý của người xem đối với các slide - ảnh chiếu quan trọng, cũng như các đoạn phim video sống động về các sự kiện liên quan đến bài nói chuyện đó. Menu Insert - Movie và Insert - Sounds hay Chèn – Phim ảnh và Âm thanh để chèn hai loại dữ liệu đặc biệt và sinh động này.

Và sau cùng là để tạo những đường cong theo ý muốn trong PowerPoint hay Impress, ta chọn nút Curve hay Cong rồi bấm chọn các điểm uốn khúc để vẽ. Nếu sau khi đã vẽ, mà bạn muốn chỉnh lại đường cong này thì hãy bấm phải chuột trên đó, chọn Edit Points hay Sửa điểm, rồi di chuyển các điểm uốn có sẵn để di chuyển chúng sang vị trí khác, tạo đường cong mới.

NHÓM MỤC ĐỒNG

Ý kiến bạn đọc (0)
Tên   Email

Lên đầu trang