Đóng làm được mở làm được (Phần 3)

17/09/2013 00:00

Đóng làm được – Mở làm được kỳ này nêu lên những điểm giống nhau giữa WORD và WRITER

Bạn đang dùng MS Word rất thành thạo và bây giờ vì công ty muốn giảm chi phí đầu tư mà vẫn đảm bảo tuân thủ luật bản quyền nên bạn phải chuyển sang dùng Writer trên máy tính của mình? Bạn sẽ lo lắng vì không rõ Writer có giống chút nào so với Word hay không, hay bạn phải học lại cách sử dụng từ đầu như một chương trình mới. Dù rằng sẽ có một số khác biệt, nhưng sau đây là những tính năng từ cơ bản đến nâng cao, mà cách sử dụng trên hai sản phẩm này (WORD và WRITER) rất giống nhau.

CÁC LỆNH Ở MỨC ĐỘ CƠ BẢN

Tính năng định dạng cơ bản nhất của một tài liệu là thay đổi phông chữ và kích cở chữ, bạn đánh dấu khối rồi bấm vào menu mang tên phông chữ để chọn lại phông chữ khác, hộp chọn dùng để thay đổi kích cở phông thì nằm cạnh bên phải. Kế đến là các nút định dạng văn bản như đậm, nghiêng hay gạch dưới với các nút mang biểu tượng chữ B,U và I. Và một chức năng tương đồng khác nữa giữa Word và Writer là các biểu tượng canh đoạn văn theo lề trái, lề phải, canh giữa hay đều lề hai bên.

Thao tác định dạng màu chữ màu nền cũng có thể được thực hiện giống nhau trên cả hai phần mềm soạn thảo bằng cách chọn đoạn văn bản rồi bấm chọn nút Tô sáng/màu phông trong Writer, hay Text highlight color/Font color trongWord.

Điểm giống nhau nổi bật nhất trong phần tính năng cơ bản thuộc về tính năng tăng giảm lề văn bản. Nổi bật không phải nằm ở chổ bạn chỉ việc nhấn vào hai nút Increase indent/ Decrease indent hay Tăng thụt lề/ Giảm thụt lề để đấy một khối văn bản đang chọn nhảy vào trong, hay nhảy ra ngoài một khoảng, mà ở chổ rất ít người sử dụng dùng đến nút chức năng này.

Mở tính năng kiểm tra lỗi chính tả cũng là một tính năng thuộc nhóm cơ bản và thực hiện bằng cách bấm nút mang dấu chọn màu xanh có tên Spelling & Grammar trong Word , hay Chính tả và Ngữ pháp trong Writer. Tương tự là chức năng thường dùng của người soạn thảo văn bản là đánh dấu đầu dòng, đánh số các dòng văn bản với hai nút Bullets Numbering trên thanh công cụ của Word, hay Bật tắt chấm điểm Bật tắt đánh số trong thanh công cụ Writer.

Còn chức năng sao chép phần định dạng từ vị trí văn bản này sang vị trí khác khó xác định là ý tưởng đầu tiên của ai, nhưng trong cả hai phần mềm Word và Writer, ta đều có thể sử dụng một cách giống nhau là bấm vào nơi có định dạng muốn sao chép, bấm tiếp vào nút mang hình chiếc cọ, rồi quét định dạng đó lên vùng văn bản mới để dán định dạng lên. Do sau khi quét, nút chức năng cọ định dạng này mất tác dụng, nên muốn quét một định dạng lên nhiều vùng văn bản rời nhau, thay vì nhấn một lần, thì ta phải nhấn kép chuột vào nút Format Painter, hay Định dạng chổi sơn.

Và cuối cùng, trong nhóm lệnh cơ bản của hai phần mềm soạn thảo văn bản này cũng không thể khác biệt nhau ở ba nút biểu tượng thức hiện các chức năng Open – Mở, Save – Lưu Print – In.

CÁC LỆNH Ở MỨC ĐỘ TRUNG BÌNH

Ở mức độ này cũng không thiếu sự giống nhau giữa hai phần mềm nguồn mở và đóng này. Đầu tiên là để đánh số lại một vùng văn bản mà không tiếp tục bằng con số đã được đánh ở đoạn trước đó, ta đều cũng có thể dùng cách bấm phải chuột trên đoạn văn bản cần đánh số mới, và chọn Restart at 1 trong Word, hoặc Đánh số lại trong Writer.

Kế nữa là việc tạo ra một bảng gồm các ô chỉ đơn giản là bấm vào nút chèn bảng rồi kéo chuột theo hướng ngang để thêm cột hay hướng xuống để thêm dòng cho đến khi có số hàng, số cột mong muốn thì bấm chuột lần nữa. Có một sự khác biệt nho nhỏ ở đây là việc thể hiện số dòng, số cột đang chọn để tạo ra bảng trong Word thì nằm ở cạnh trên, còn trong Writer thì nằm ở cạnh dưới mà thôi.

Sau khi tạo bảng thì việc trang trí các đường viên xung quanh bảng cũng như giữa các dòng cột và ô sẽ được thực hiện dễ dàng trong Word và Writer bằng nút chức năng Border hay Viền. Các cách viền ô trong Word thì được xếp dọc xuống và mô tả rõ ràng, còn trong Writer thì chỉ gồm các dấu hiệu, nhưng về chức năng thì cũng không khác biệt gì so với Word.

Đánh dấu khối văn bản cũng là một việc mà người sử dụng quen tay nhất, nên bất kỳ một thay đổi nào trong các thao tác này chắc chắn sẽ làm khó bạn trong việc chuyển từ Word sang Writer. Rất may, bạn hoàn toàn có thể dùng lại những cách đánh dấu khối văn bản như cũ bao gồm: chọn nhiều vùng văn bản rời rạc bằng cách chọn vùng đầu tiên, giữ phím Ctrl rồi chọn các vùng kế tiếp, hay bấm kép chuột để đánh dấu một từ, nhấn Ctrl – A để chọn toàn bộ văn bản …

CÁC LỆNH Ở MỨC ĐỘ NÂNG CAO

Dù ở mức độ nâng cao, nhưng những tính năng này cũng vẫn tương đồng ở cả hai chương trình. Cụ thể để thêm vào một siêu liên kết trong văn bản, ta bấm vào nút Hyperlink hay Siêu liên kết rồi nhập đường dẫn muốn tạo vào đó.

Để thêm một phần phụ đề cho một tấm ảnh trong Word, hay trong Writer, ta đều có thể bấm phải chuột trên tấm ảnh đó, rồi chọn Insert Cation, hay Phụ đề. Phần phụ đề này sẽ giúp người đọc văn bản hiểu rõ hơn nội dung của bức ảnh trong văn bản, đồng thời giúp người soạn thảo quản lý tốt những hình ảnh trong tài liệu của mình. Chức năng này có thể hiện tác dụng rất rõ nét khi bạn soạn thảo các tài liệu dài và có chèn nhiều hình ảnh minh họa.

Để chuyển chế độ xem trang soạn thảo hiện tại sang dạng web, bạn chọn mục View – Web Layout trong Word, còn trong Writer thì chọn tương tự là Xem – Bố trí Web. Để trả về chế độ trang in như bình thường, bạn chọn View – Print Layout, hoặc Xem – Dàn trang in. Cách hiển thị theo dạng trang web sẽ rất có giá trị khi bạn dùng Word hay Writer để soạn thảo một trang web, vì khi đó các giới hạn lề biên khi xuất ra máy in sẽ không còn tác dụng nữa, mà chúng phải được định dạng như khi chúng được đọc trên một trình duyệt web bất kỳ nào đó.

Gửi một tài liệu đang soạn thảo đi cho bạn bè hay đối tác bằng thư điện tử sẽ được thực hiện trong Writer bằng cách chọn menu Tập tin – Gửi – Tài liệu dạng thư điển tử, còn trong Word thì nó nằm ở vị trí menu tương tự là bấm vào Office Button, rồi chọn Send – Email. Hai trình soạn thảo văn bản này sẽ dùng chương trình gửi nhận email mặc định trong hệ thống để gửi văn bản đang soạn thảo đi như một tập tin đính kèm.

Chức năng đếm từ thực sự cần thiết với những nhà báo hay nhà văn vì nó giúp họ kiểm soát được số lượng từ trong bài viết của mình. Nếu bạn cũng đang tham gia một cuộc thi viết truyện ngắn 200 từ, thì hãy chọn mục Review - Word Count trong MS Word để đếm xem câu chuyện mình viết đã ngốn hết bao nhiều từ rồi nhé. Tương tự, trong Writer, bạn chọn menu Công cụ - Đếm từ.

Ngoài các điểm tương đồng thường gặp trên, giữa hai phần mềm soạn thảo văn bản này sẽ còn rất nhiều tính năng cực kỳ giống nhau khi sử dụng. Hy vọng là bạn sẽ vượt qua những lo ngại ban đầu để chuyển sang sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản nguồn mở này một cách dễ dàng và khám phá thêm sự giống nhau giữa chúng.

NHÓM MỤC ĐỒNG

Ý kiến bạn đọc (0)
Tên   Email

Lên đầu trang