Đóng làm được mở làm được (Phần 2)

16/09/2013 00:00

Chuyên đề “Đóng làm được – Mở làm được” được xây dựng với ý tưởng sẽ hỗ trợ mọi người từng bước chuyển sang sử dụng Open Office, từ những kinh nghiệm và kiến thức sẵn có từ quá trình dùng Microsoft Office

Chèn thêm một vài hoặc toàn bộ các slide từ một tập tin đang có trên đĩa vào tập tin PowerPoint đang soạn thảo hiện tại là một thao tác mà người dùng thường làm trong Microsoft Office. Cách làm này giúp cho người dùng có thể tận dụng lại những thông tin mà mình soạn thảo trước đó. Trong PowerPoint 2007, menu được sử dụng để thực hiện thao tác này là Home – New Slide – Reuse Slides…, một cửa sổ Reuse Slide sẽ xuất hiện bên cạnh phải, bạn dùng nút Browse, chọn Browse file, và chọn một tập tin PowerPoint chứa nội dung cũ mà bạn muốn thêm vào.

Nội dung tập tin cũ sẽ được nạp lên và xuất hiện biểu tượng thu nhỏ các slide thành một hàng dọc. Dời con trỏ chuột đến trên slide nào, thì slide đó sẽ được phóng to để bạn xem kỹ nội dung. Nếu đồng ý với nội dung đó, bạn bấm chuột để chọn, và slide đó sẽ được đưa vào vị trí hiện tại trên tập tin đang soạn thảo. Thông thường thì chỉ nội dung cua slide sẽ được sao chép sang, và nó sẽ được định dạng theo phong cách chung cho toàn tập tin như đang soạn thảo. Tuy nhiên, bạn cũng có thể mang luôn cả định dạng từ tập tin cũ sang tập tin mới cho slide được chèn bằng cách đánh dấu hộp chọn Keep source formatting.

Trong Impress của Open Office, ta cũng có thể làm tương tự bằng các thao tác như sau. Đầu tiên, bạn chuyển đến vị trí ảnh chiếu (slide) mà bạn muốn chèn thêm, bật sang chế độ XemChuẩn. Kế tiếp bạn chọn menu Chèn – Tập tin, rồi tìm tập tin chứa ảnh chiếu cần chèn trên đĩa sau đó nhấn vào nút Chèn. Cửa sổ Chèn các ảnh chiếu/đối tượng hiện ra, bạn bấm vào dấu cộng ở bên trái biểu tượng tập tin trình diễn vừa nạp để bung các ảnh chiếu trong đó ra thành một danh sách. Bấm chuột vào các ảnh chiếu (slide) muốn chèn, rồi bấm nút OK, thì các ảnh chiếu đó lập tức được đưa vào tập tin trình chiếu hiện tại.

Hai tham số có thể chọn lựa ở đây là Liên kết, cho phép bạn tạo liên kết đến các ảnh chiếu trong tập tin cũ. Nghĩa là những thay đổi trong tập tin cũ sẽ có thể được cập nhật trong tập tin mới này. Khi bạn đóng tập tin mới rồi mở nó lại, một cửa sổ sẽ bật lên với câu hỏi Cập nhật mọi liên kết?, nếu bạn trả lời , thì toàn bộ các liên kết trong tập tin mới sẽ được cập nhật lập tức ngay khi nó được mở ra. Còn chọn lựa mặc định Xóa các nền không dùng thì bạn nên giữ nguyên để Impress xóa bớt các ảnh nền không cần dùng đến, giúp cho tập tin sẽ có kích thước nhỏ hơn khi sao lưu.

Một thủ thuật khác dùng để biến một thư mục ảnh trên đĩa cứng thành một tập tin trình diễn trong Impress. Thực ra thì trong PowerPoint 2007, ta có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng menu Insert – Photo Album, chọn các tập tin ảnh rồi nhấn nút Create để tạo.

Trong Impress của bộ Open Office thì không có sẵn công cụ thực hiện việc này, mà ta phải tải thêm một phần mở rộng PhotoAlbum tại địa chỉ http://extensions.services.openoffice.org/e-files/419/0/PhotoAlbum0.4.zip. Sau khi tải xong, bạn vào menu Công cụ - Bộ quản lý phần mở rộng, nhấn nút Thêm rồi trỏ đến tập tin PhotoAlbum0.4.zip trên đĩa. Sau đó bạn nhấn nút Đóng, rồi khởi động lại chương trình Impress. Lúc này menu Công cụ của Impress đã xuất hiện thêm mục Bổ sung – Create Photo Album. Chức năng này sẽ giúp bạn tạo màn trình diễn bằng cách lựa chọn một thư mục ảnh trên đĩa cứng, và Impress sẽ tự động chèn từng tấm ảnh trong đó vào mỗi ảnh chiếu cũng như thay đổi các chuyển cảnh một cách tự động và ngẫu nhiên. Sau khi hoàn tất, tập tin trình chiếu sẽ được chiếu ngay để bạn xem thử trước khi tiến hành lưu lại.

Trong PowerPoint 2007, khi muốn đối tượng xuất hiện, hay biến mất theo một đường ngoằn ngoèo bất định mà ta vẽ ra, bạn sẽ phải chọn đối tượng, chọn menu Animations – Custom Animation. Lúc đó cạnh phải PowerPoint sẽ xuất hiện menu Custom Animation. Bạn chọn tiếp Add Effect – Motion Path – Draw Custom Path – Freedom, rồi vẽ ra con đường mà mình muốn đối tượng di chuyển. Sau khi hoàn tất, đối tượng sẽ chạy thử ngay theo con đường mà bạn đã vẽ.

Vậy trong Impress, ta có thể thực hiện điều này không? Dĩ nhiên là bạn có thể! Đầu tiên, ta cũng bấm chọn vào đối tượng trong ảnh chiếu, rồi bấm vào mục Hoạt họa riêng ở cạnh phải. Trong phần Sửa hiệu ứng, bạn bấm chọn nút Thêm, chọn thẻ Đường dẫn di động, và chọn mục Đường dạng tự do trong danh sách. Quay trở lại cửa sổ soạn thảo ảnh chiếu, bạn hãy giữ phím trái chuột rồi vẽ một đường tùy ý trên màn hình.

Khi chọn kiểu vẽ đường, bạn cũng có thể chọn kèm phần tốc độ di chuyển của đối tượng là Rất chậm, Chậm, Vừa, Nhanh hay Rất nhanh, đồng thời đánh dấu chọn mục Tự động xem thử để kiểm tra hoạt động của đối tượng có như bạn mong muốn hay không, ngay sau khi bạn hoàn tất bước vẽ. Bạn cũng nên chọn lại chế độ Hiệu ứng ở cạnh phải là Chạy vào lúc nào, mặc định sẽ là Khi nhấn, nghĩa là bạn phải nhấn chuột để đối tượng bắt đầu thao tác di chuyển của mình. Muốn xem lại quá trình di chuyển, bạn nhấn vào nút Chạy ở dưới cùng thanh công cụ cạnh phải.

Trong Microsoft Office Power Point, muốn thay đổi phím tắt cho một menu nào đó, bạn phải cài đặt thêm một phần mở rộng mang tên Shortcut Manager tại địa chỉ http://officeone.mvps.org/ppsctmgr/PPSctMgr35.exe. Sau khi cài đặt, bạn khởi động lại PowerPoint và chọn menu Add-in - Customize Shortcuts. Trong phần nhóm lệnh (Categories), bạn chọn một nhóm bất kỳ, rồi chọn tiếp lệnh muốn sửa phím tắt trong mục Commands. Sau đó bạn bấm vào ô trống phía dưới mục Assign shortcut to command. Trường hợp tổ hợp phím bạnvừa nhấn đã được PowerPoint 2007 gán cho một tác vụ hay lệnh nào đó, thì thông tin sẽ được mô tả rõ ràng ngay bên dưới phím tắt. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn quyết định chọn sử dụng để gán cho lệnh mới này, thì chương trình Shortcut Manager sẽ vẫn kết nối phím tắt sang lệnh mới theo yêu cầu của bạn.

Sau khi chọn lựa và gán phím tắt cho tất cả những lệnh mà bạn mong muốn, bạn có thể xem lại bằng nút Show Assigned. Nút chức năng Clear All sẽ xóa hết những thao tác gán đang có trong danh sách thay đổi, còn nút Show All thì quay trở lại chế độ hiển thị toàn bộ các lệnh có trong Power Point 2007. Nếu đã kiểm tra và thấy hài lòng với các phím tắt vừa gán cho các lênh, bạn tiến hành áp chúng vào PowerPoint bằng nút OK.

Để giải quyết vấn đề này trong Open Office, bạn không phải cài đặt thêm phần mở rộng nào cả, vì đó là một chức năng có sẵn. Chọn menu Công cụ - Đặc chế, rồi chọn thẻ Bàn phím, bạn sẽ vào được cửa sổ gán lệnh và phím tắt của Impress. Trong cửa sổ này, bạn chọn nhóm lệnh trong mục Loại, rồi chọn lệnh cần thay đổi phím tắt trong danh sách Chức năng. Sau khi chọn xong, bạn sẽ thấy xuất hiện các phím tắt đã được gán cho lệnh ấy trong hộp Khóa ở ngay bên phải.

Muốn gán thêm một phím tắt vào lệnh hiện tại, bạn chọn phím tắt trong danh sách Phím tắt phía trên, và bấm nút Sửa. Còn muốn loại một phím tắt đang có sẵn trong danh sách Khóa, thì ta bấm vào phím tắt rồi bấm nút Xóa ở phía trên. Ưu điểm của Impress so với PowerPoint là nó còn cho phép lưu lại cấu hình bàn phím đã thay đổi bằng nút chức năng Lưu, cũng như nạp lại để sử dụng tiếp khi cần thiết bằng nút Nạp. Còn nếu như bạn đã lỡ gán quá nhiều lệnh và phím tắt, thì bạn vẫn có thể khôi phục nó về chế độ mặc định của Impress bằng nút Đặt lại.

NHÓM MỤC ĐỒNG

Ý kiến bạn đọc (0)
Tên   Email

Lên đầu trang