Đóng làm được mở làm được (Phần 1)

15/09/2013 00:00

Chuyên đề “Đóng làm được – Mở làm được” được xây dựng với ý tưởng sẽ hỗ trợ mọi người từng bước chuyển sang sử dụng Open Office, từ những kinh nghiệm và kiến thức sẵn có từ quá trình dùng Microsoft Office.

Open Office 3.2 đã trình làng với rất nhiều cải tiến, thế nhưng phần mềm văn phòng nguồn mở miễn phí này vẫn chưa được sử dụng rộng rãi, nhất là ở Việt Nam ta. Nguyên nhân chính là do người dùng đã quen sử dụng phần mềm Microsoft Office bản lậu, nên không có nhu cầu phải chuyển đổi sang phần mềm miễn phí này. Còn với những người có ý định tuân thủ luật bản quyền trong giai đoạn hội nhập với thế giới, thì lại có hai câu hỏi khác. Đó chính là những thủ thuật thường dùng trong soạn thảo văn bản mà họ đã và đang làm được trên Microsoft Office hiện nay, thì Open Office có khả năng giải quyết được không. Nếu được, thì phải làm như thế nào.

Chuyên đề “Đóng làm được – Mở làm được” được xây dựng với ý tưởng sẽ hỗ trợ mọi người từng bước chuyển sang sử dụng Open Office, từ những kinh nghiệm và kiến thức sẵn có từ quá trình dùng Microsoft Office. Đồng thời đây cũng sẽ là nơi giải quyết những gút mắc mà bạn đọc gặp phải khi chuyển sang dùng bộ phần mềm văn phòng nguồn mở này.

Đầu tiên, xin giới thiệu với các bạn một số thao tác đặc biệt mà bạn có thể làm với Open Office:

Dự án Việt hoá OpenOffice.org

Bạn có thể tham gia vào dự án Việt hóa bộ phần mềm văn phòng Open Office tại địa chỉ http://vi.openoffice.org/. Đó là nơi chứa các công cụ và tài liệu hướng dẫn mà bạn có thể tải chúng về để biên soạn chương trình OpenOffice.org phiên bản tiếng Việt. Nếu không có thời gian, hoặc cảm thấy không có khả năng tham gia vào dự án, bạn vẫn có thể vào trang web http://vi.openoffice.org/about-downloads.html và tải phiên bản Open Office tiếng Việt về để tiện lợi hơn khi sử dụng.

Chèn mọi thứ vào Impress

Đây là một phần mềm trong bộ Open Office có tính năng tương tự như Power Point của Microsoft, nên bạn có thể chèn vào đó hầu như mọi thành phần, từ âm thanh, hình nền, cho đến việc đóng khung hình ảnh theo nhiều kiểu dáng khác nhau, … Để chèn một ảnh nền vào trong một ảnh chiếu (slide), bạn bấm phải chuột trên ảnh chiếu, chọn menu Ảnh chiếu – Đặt ảnh nền cho ảnh chiếu, rồi sau đó bạn chọn một tập tin ảnh trong thư mục bất kỳ trên đĩa cứng. Chương trình hỗ trợ rất nhiều định dạng ảnh đang được sử dụng hiện nay.

Để thu hút sự chú ý của người nghe, trong tài liệu trình chiếu, người ta thường chèn thêm các âm thanh lạ tai. Những âm thanh này có thể được phát ra tự động khi chuyển từ slide này sang slide khác, hoặc theo chủ ý của người thuyết trình, bằng cách bấm chuột. Âm thanh sẽ được chèn vào bằng cách bấm vào nút Nơi trưng bày (Gallery) ở thanh công cụ nằm dưới đáy chương trình, rồi chọn mục Âm thanh (Sound) ở cạnh trái. Một loạt các âm thanh mặc định có sẵn trong chương trình sẽ hiện ra. Muốn đưa âm thanh nào vào ảnh chiếu (slide), bạn kéo thả mục đó vào giữa ảnh chiếu đang soạn thảo là xong. Âm thanh đó sẽ tự động được phát ra vào lúc vừa chuyển từ slide cũ sang slide mới này.

Trường hợp muốn âm thanh sẽ được phát ra khi người thuyết trình nhấn chuột, bạn bấm phải chuột lên biểu tượng chiếc loa mà ta vừa tạo ra ở bước trước, rồi chọn mục Tương tác. Bên cạnh mục Hành động khi nhấn chuột, bạn bấm vào menu xổ xuống và chọn mục Phát âm thanh. Trong mục Âm thanh vừa xuất hiện, bạn bấm nút Duyệt, rồi chọn tập tin âm thanh có trên đĩa để gán vào hành động này.

Chèn một tấm ảnh được cắt theo hình dáng đặc biệt cũng là một kỹ thuật mà người soạn thảo Power Point hay dùng. Trong Impress, để chèn thêm một tấm ảnh bị cắt cúp như thế, đầu tiên, bạn dùng menu Định dạng – Vùng, và chọn Ảnh mảng. Kế tiếp bạn chọn một trong các ảnh mảng có sẵn từ danh sách, hoặc bấm nút Nhập rồi chọn một tập tin trên đĩa cứng. Nhấn OK để hoàn tất thao tác chọn này.

Quay trở lại cửa sổ thiết kế trang ảnh chiếu, bạn bấm chọn một trong các kiểu hình đa giác từ thanh công cụ vẽ phía cạnh đáy chương trình, rồi bấm chuột và kéo rê để xác định kích thước của đa giác muốn tạo ra trong slide. Sau khi thả nút chuột, một hình đa giác như mong muốn sẽ hiện ra với phần tô đầy chính là nội dung tấm ảnh. Trên thanh công cụ cũng tạm thời xuất hiện thêm các mục chọn về cách tô vùng. Để chọn lại, bạn vào danh sách xổ xuống về kiểu tô rồi chọn một hình khác là xong.

Soạn thảo cùng lúc nhiều vùng của một văn bản

Một tính năng trong Microsoft Word được người dùng ưa chuộng là cùng lúc soạn thảo trên hai vùng khác nhau của văn bản. Điều này rất tiện lợi khi bạn cần so sánh nội dung văn bản ở hai trang ở cách xa nhau quá nhiều trong tập tin đang soạn thảo, ví dụ như giữa trang 15 và trang 529. Chỉ cần chuyển qua lại giữa hai vùng cửa sổ được phân chia trong Word, bạn sẽ không còn mất thời gian lướt lên lướt xuống giữa khoảng cách vài trăm trang nữa. OpenOffice không cho phép bạn chia cửa sổ làm đôi như trong Word, nhưng bù lại, nó cung cấp cho bạn một tính năng tốt hơn, bằng cách chọn menu Cửa sổ - Cửa sổ mới để mở ra thêm một cửa sổ hiển thị chính tài liệu mà bạn đang soạn thảo. Bạn có thể lặp lại thao tác này bao nhiêu lần tùy ý, để mở ra hàng loạt các cửa sổ soạn thảo ở các vị trí khác nhau trong văn bản, và việc sửa chữa trên bất kỳ phiên bản nào cũng đều sẽ được cập nhật ngay lập tức trên các cửa sổ còn lại.

Dễ dàng gán các vĩ lệnh cho các tác vụ

Những người dùng Microsoft Office có kinh nghiệm thường sử dụng tính năng Macro ưu việt để chạy tự động các tiến trình khi mở, in ấn , hay khi đóng một tập tin văn bản. Open Office cũng cung cấp sẵn chức năng gán vĩ lệnh (Macro) được tạo ra với các sự kiện thường xảy ra trong khi sử dụng chương trình. Dùng menu Công cụ - Đặc chế - Dữ kiện, bấm chọn một sự kiện rồi bấm tiếp vào nút Vĩ lệnh. Cửa sổ Bộ chọn vĩ lệnh sẽ hiện ra để bạn lựa một vĩ lệnh do bạn tạo ra, hay các các vĩ lệnh có sẵn trong chương trình, và dùng nó gán với sự kiện đã chọn.

Sử dụng Word làm định dạng mặc đinh khi sao lưu

Bạn cũng sẽ lo lắng rằng khi mình chuyển sang dùng Open Office thì bộ phần mềm văn phòng nguồn mở này sẽ lưu tập tin theo định dạng riêng của nó, và khi gửi đi thì hầu như người dùng Microsoft Office sẽ không thể mở ra để đọc hay hiệu chỉnh tài liệu của bạn được. Thực ra thì bạn có thể lưu một tập tin riêng lẻ nào đó mà bạn định gửi đi theo định dạng Word bằng menu Tập tin – Lưu dạng rồi chọn lựa định dạng tương ứng trong menu xổ xuống Save as Type. Nhưng bạn cũng có quyền quyết định kiểu định dạng mặc định mà tập tin sẽ được lưu bằng menu Công cụ - Tùy chọn, rồi trong phần Nạp/Lưu bạn chọn tiếp mục Lúc nào cũng lưu dạngMicrosoft Word 97/2000/XP. Với định dạng này, tập tin soạn bằng Writer của bạn sẽ đọc được trên hầu hết các phiên bản Microsoft Word đang có một cách dễ dàng.

Sử dụng từ điển để kiểm lỗi chính tả

Thay vì phải ngồi đó chăm chú đọc từng từ một để kiểm tra lỗi chính tả cho một luận văn dài hai trăm trang, trong Open Office, bạn hãy sử dụng tính năng tự kiểm lỗi bằng menu Công cụ - Chính tả và ngữ pháp. Những từ không có trong từ điển chính tả sẽ bị tô bằng màu đỏ, đồng thời chương trình cũng đề nghị những từ thay thế trong mục Góp ý. Nếu từ bị đánh dấu đỏ thực sự là một từ sai chính tả, bạn bấm chọn một từ đúng trong mục Góp ý rồi bấm nút Đổi. Muốn tiến hành tìm và đổi hết toàn bộ các từ sai ấy trong toàn bộ văn bản, bạn bấm nút Đổi tất cả. Ngược lại, nếu đó là một từ đúng, nhưng từ điển không nhận ra, thì bạn chọn Bỏ qua một lần, hoặc nhấn Bỏ qua tất cả để chương trình lờ đi tất cả các từ tương tự trong toàn bộ văn bản.

Tính năng nhận dạng từ

Một tính năng của Open Office mà bạn sẽ không (hoặc chưa?) tìm thấy trong Microsoft Office chính là khả năng nhận dạng từ đang gõ. Open Office sẽ ghi nhớ các mẫu từ, giống như bạn dùng chức năng đoán từ khi nhập tin nhắn theo kiểu T9 trên điện thoại di động. Nghĩa là khi nhập một vài ký tự đầu tiên của từ tiếng Anh, mà phần mềm này nhận ra một từ đã gõ vào trước đó, thì nó sẽ tự động ghép phần gợi ý vào cho đủ từ, và bạn chỉ việc nhấn Enter để chấp nhận. Cách làm này cũng có yếu điểm là khi bạn nhập một từ sai chính tả ngay từ đầu văn bản, thì sẽ áp lỗi đó vào toàn bộ các từ nhập vào sau.

NHÓM MỤC ĐỒNG

Ý kiến bạn đọc (0)
Tên   Email

Lên đầu trang